В настоящее время документооборот является незаменимой частью деятельностью предприятий, государственных и коммерческих организаций, разного рода учреждений. Большая часть бумаг требует упорядочивания для правильного использования и хранения. Для этого проводится опись документов, представляющая собой специализированный реестр, который отражает точное количество и наименования всей необходимой документации для ведения деятельности организации.
Скачать бланк/образец документа
Опись в качестве инструмента контроля
Сотрудникам предприятий, которые по роду деятельности сталкиваются с обработкой бумажной документации, легко составляют опись документов, поскольку обладают всеми необходимыми практическими навыками. Бухгалтеры, кадровые специалисты, представители правоохранительных и др. государственных органов, сталкиваются с необходимостью составления описи всех имеющихся документов. В некоторых случаях, к примеру, для правильного оформления уголовных, административных и архивных дел, опись обязательна.
Заинтересованные лица путем сравнения содержимого описи и фактического наличия необходимых документов могут контролировать сохранность и правильное оформление всей документации.
Для проведения описи документов необходим бланк, так называется образец, который можно загрузить в Интернете. Во время его заполнения требуется указывать только достоверные данные касательно описываемых бумаг. В обязательном порядке указывается точное название документа, количество листов (со вложениями), дополнительные сведения о документе.
Как правильно составить опись документов
Опись практически всегда представляет собой таблицу на бланке.
Указываются:
- Порядковые номера всех описываемых документов.
- Наименования бумаг.
- Количество вложений, листов, страниц.
- Дополнительные сведения.
- Наименование организации, которой принадлежит документ.
Опись заверяется составителем, руководителем учреждения, либо уполномоченным сотрудником организации, несущем эту обязанность.
В обязательном порядке проставляется дата составления описи. Если документация передается в какую-то организацию на рассмотрение — она составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается вместе со всеми необходимыми документами, второй остается у составителя.
Типовой бланк находится на этой странице.
